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Principe

Pour toutes les éditions comptables ou autres, il y a, au début du formulaire de lancement, deux champs Définition et Présentation, avec un bouton associé à chacun.

Si cela vous parait compliqué, vous pouvez ignorer et renseigner les autres paramètres ou laisser les valeurs par défaut.

Cela sert cependant à enregistrer des types d'éditions pour ne pas avoir à retaper les paramètres à chaque fois, et à pouvoir faire varier la présentation de chaque édition.

Définition

On appelle définition l'ensemble des paramètres de l'édition, y compris le choix de sa présentation.

Quand vous utilisez pour la première fois le logiciel, une définition par défaut est proposée. Si vous avez rempli le champ pays de votre société, et qu'il existe une définition par défaut pour ce pays et ce type d'édition, c'est elle qui sera retenue. Sinon, ce sera une définition valable pour tout pays. Parfois, pour un bilan par exemple, une telle édition n'existe pas et ne sera proposée qu'à titre d'exemple ou de modèle à retravailler.

Les définitions sont enregistrées dans la base de données, de manière à être disponibles et identiques pour tous les postes. Si vous modifiez les autres champs, vous pourrez enregistrer la définition. Si vous fermez la fenêtre et que vous avez modifié, il vous sera proposé d'enregistrer.

Le bouton à côté du champ Définition permet différentes actions sur la définition :

• Sélectionner une autre définition enregistrée
• Importer une définition depuis un fichier (+)
• Supprimer une définition (-), si elle n'a pas été livrée avec le logiciel (colonne Distribution non cochée)
• Exporter une définition dans un fichier

Pour renommer une définition dans la base de données, vous devez l'exporter, puis l'importer sous le nouveau nom, puis éventuellement supprimer l'ancien nom.

Vous pouvez importer une définition qui a été sauvegardée dans un fichier. Cela peut être :

• une définition installée par un paquet complémentaire réalisé pour un pays
• un fichier que vous avez téléchargé
• une pièce jointe reçue par courriel de la part d'un prestataire qui l'a réalisée ou adaptée pour vous.

Et donc il est possible, pour les utilisateurs expérimentés, de sauvegarder sous forme de fichier une définition. Le dossier de sauvegarde proposé par défaut contient initialement les définitions installées en même temps que le logiciel. Attention de ne pas les écraser car elles seront perdues lors de la mise à jour suivante. Quand le système le permet, le dossier est en lecture seule.

Différentes éditions disponibles

Actuellement il existe les éditions suivantes, qui fonctionnent selon le même principe :

• Journaux comptables
• Grand livre
• Balance comptable
• Bilan, compte d'exploitation, et rapports similaires
• Facture de vente : Définition unique et cachée, seule la présentation est variable.